Інструкція з діловодства

Миропільська сільська рада

ВІДДІЛ ОСВІТИ, МОЛОДІ І СПОРТУ, КУЛЬТУРИ ТА ТУРИЗМУ

МИРОПІЛЬСЬКОЇ  СІЛЬСЬКОЇ  РАДИ

                                           (ВОМСКТ Миропільської сільської ради)                                     

 

НАКАЗ

 

19.05.2023                              с. Миропілля                                    №26-ОД

 

 

Про затвердження Інструкції

з діловодства у відділі освіти,

молоді і спорту, культури та

туризму Миропільської сільської ради

 

Відповідно до постанов Кабінету Міністрів України від   28 жовтня 2020 р. № 1087 «Про внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 р. № 950 і від 17 січня 2018 р. № 55», від 16 грудня 2020 року № 1269 «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55», розпорядження голови Сумської обласної державної адміністрації від 28.12.2020 № 655-ОД «Про внесення змін до розпорядження голови Сумської обласної державної адміністрації від 22.05.2018 № 310-ОД», з метою приведення вимог до документування управлінської інформації в відділі освіти, молоді і спорту, культури та туризму Миропільської сільської ради у відповідність до чинного законодавства

 

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства у відділі освіти, молоді і спорту, культури та туризму Миропільської сільської ради (далі - Інструкція), що додається. 
2. Головному спеціалісту відділу освіти, молоді і спорту, культури та туризму Миропільської сільської ради Лойко О.М. забезпечити погодження Інструкції з архівним відділом Сумської районної державної адміністрації.
3. Працівникам відділу освіти, молоді і спорту, культури та туризму Миропільської сільської ради забезпечити вивчення і неухильне дотримання Інструкції.
4. В зв’язку з прийняттям нового наказу «Про затвердження Інструкції

з діловодства у відділі освіти, молоді і спорту, культури та туризму Миропільської сільської ради», визнати таким, що втратив чинність наказ відділу освіти, молоді і спорту, культури та туризму Миропільської сільської ради від 21.05.2021  № 30/1-ОД «Про призначення відповідального за ведення діловодства».

5. Визначити, що зміни до Інструкції вводяться в дію з 01.06.2023.
6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

 

 

 

 

 

В.о. начальника ВОМСКТ

Миропільської сільської ради                                Юрій ТЕРЕЩЕНКО

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                 ЗАТВЕРДЖЕНО

 

                                Наказ ВОМСКТ

                               Миропільської сільської ради

                               19.05.2023 № 26-ОД

 

 

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в ВОМСКТ Миропільської сільської ради

 

I. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

 

         1. Інструкція з діловодства в ВОМСКТ Миропільської сільської ради (далі — Інструкція) встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними в паперовій формі в ВОМСКТ Миропільської сільської ради (далі —Відділ).

Положення цієї Інструкції застосовуються лише в разі наявності визначених законом або актом Кабінету Міністрів України підстав, які визнаються обґрунтованими для створення та/або опрацювання документів у паперовій формі.

2. Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами та не може регулюватися цією Інструкцією.

            Основні повноваження з діловодства в Відділі здійснюються в електронній формі, з електронними носіями інформації та визначаються Інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну в Відділі (далі — Інструкція з діловодства в електронній формі).

3. Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.

4. Відповідальність за організацію діловодства в Відділі несеначальник Відділу.

5. За підготовлений проєкт документа відповідальним є його автор.

6. Організація діловодства в Відділі покладається на структурний підрозділ, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до Державного архіву Сумської області (далі – служба діловодства).

7. Організація діловодства в Відділі покладається на спеціально призначену для цього особу.

 

II. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ

 

Загальні вимоги щодо створення документів

 

8. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил (додаток 1) інформація про управлінські дії.

9. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів у паперовій формі застосовуються вимоги ДСТУ 4163-2020.

10. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства та цією Інструкцією.

11. У Відділі визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про його діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.

12. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (лист, наказ, доручення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом Відділу, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення.

13. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади вищого рівня та спрямовуватися на виконання Відділом покладених на нього завдань і функцій.

14. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98 (далі — ДКУД).

15. Документ повинен містити обов’язкові для його певного виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування Відділу, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

16. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфікованими шляхом розроблення трафаретних текстів, що включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів Відділу.

17. У Відділі здійснюють діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються державною мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

18. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

 

Бланки документів

 

19. Організаційно-розпорядчі документи, що мають обґрунтовані підстави для опрацювання в паперовій формі відповідно до Інструкції з діловодства в електронній формі та не є примірниками або копіями документів, створених в електронній формі, оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 — ліве;

10 — праве;

20 — верхнє та нижнє.

20. Види бланків документів, що застосовуються в Відділі, визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.

21. У Відділі застосовуються в межах повноважень власні бланки Відділу.

22. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів (паперові бланки).

23. Види бланків у паперовій формі, що виготовлені друкарським способом, підлягають обліку та обліковуються згідно із цією Інструкцією.

Облік ведеться за порядковими номерами, що проставляються нумератором або друкарським способом на нижньому полі зворотного боку.

Особи, які персонально відповідають за ведення обліку, зберігання та використання бланків, визначаються начальником Відділу, про що видається відповідний наказ.

24. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

 

 

 

Зображення Державного Герба України

 

25. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-XII «Про Державний герб України».

26. Зображення Державного Герба України розміщується по центру верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів заввишки,                       12 міліметрів завширшки.

Коди

 

27. Код Відділу проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Зазначений код розміщується після реквізиту «Довідкові дані про Відділ».

28. Код уніфікованої форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду уніфікованої форми документа приймає директор Відділу окремо щодо кожного виду документа.

 

Найменування Відділу

 

29. Найменування Відділу — автора документа відповідає найменуванню, зазначеному в ЄДРПОУ.У Відділі є скорочена назва- ВОМСКТ Миропільської сільської ради.

 

Довідкові дані про Відділ

 

30. Довідкові дані про Відділ містять поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, посилання на офіційний вебресурс. Довідкові дані розміщуються нижче найменування Відділу.

Реквізити поштової адреси зазначаються по центру в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, поштовий індекс.

 

Назва виду документа

 

31. Назва виду документа, якщо вона зазначається на бланку, повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

 

Дата документа

 

32. Датою документа є дата його реєстрації. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.12.2017

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 грудня 2017 року. Дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад: 03 грудня 2017 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, що відповідає даті останнього підпису.

 

 

Реєстраційний індекс документів

 

33. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Присвоєння реєстраційного індексу здійснюється в автоматичному або автоматизованому режимі за допомогою програмно-технічних засобів.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа в межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в Відділі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, — вхідний чи такий, що створений у Відділі, наприклад: 845/01-10, де 845 — порядковий номер, 01-10 — індекс справи за номенклатурою.

Місце розташування реєстраційного індексу визначається формою бланка.

Для нанесення реєстраційного індексу застосовується штрих-код та/або QR-код у порядку, передбаченому Інструкцією з діловодства в електронній формі.

Посилання на документ

 

34. Посилання в тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, або положення якого згадуються у документі, наводиться в такій послідовності: назва виду документа, найменування установи — автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа. У разі посилання на зареєстрований нормативно-правовий акт додатково зазначаються такі реєстраційні дані: дата державної реєстрації, номер акта згідно з Державним реєстром нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади.

 Посилання у тексті документа на порядкові номери розділів, підрозділів, глав, статей, пунктів та підпунктів розпорядчого документа, у тому числі того, що має запис про державну реєстрацію, робиться цифрами; порядкові номери частин статей, абзаців і речень – словами. Посилання у тексті документа на цей документ або його структурні одиниці робиться з використанням вказівного займенника «цей».

 

Місце складення або видання

 

35. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

Адресат та особисте звертання

 

36. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводиться в називному відмінку, наприклад:

Відділ фінансів Сумської обласної державної адміністрації

 

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться в називному відмінку, а посада і власне ім’я і прізвище адресата — у давальному, наприклад:

Міністерство освіти і науки України

 

Відділ професійної освіти

 

директорові Відділу

 

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

 

або

 

Міністерство освіти і науки України

 

Директорові Відділу професійної освіти

 

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

 

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться в давальному відмінку, наприклад:

 

Голові Сумської обласної ради

 

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

 

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

 

Керівникам шкіл-інтернатів

 

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням другого — четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України
від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції

 

вул. Городецького, буд. 13,
м. Київ, 01001

 

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається в давальному відмінку власне ім’я, прізвище, потім поштова адреса, наприклад:

 

 

 

 

Олександру Гончаруку

 

вул. Сурикова, буд. 3а, кв. 1,
м. Київ, 03178

 

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

         У разі коли документ адресується конкретній особі, у листі нижче атрибута «адресат» може наводитись особисте звертання у кличному відмінку за такими етикетними формулами (перелік невичерпний):

Пане (пані) Власне ім’я!

або

Пане (пані) Прізвище!

  або

Пане (пані) посада або звання!

  або

                              Панове найменування посади, звання у множині

або інша узагальнююча ознака звертання!

 

 

  або

Власне ім’я та ім’я по батькові!

Наприклад:

Пане Олексію!

Пані Іваненко!

Пані директоре (директор)!

Пане полковнику (полковник)!

Панове колеги!

Панове члени робочої групи!

Дмитре Олексійовичу!

Світлано Іванівно!

         В особистих звертаннях, що складаються з двох загальних назв, форму кличного відмінка має як перше слово, так і друге, хоч друге слово може мати й форму називного відмінка для підкреслення офіційності такого завертання.

         У разі необхідності перед словом «Пане», «Пані», «Панове» або власним ім’ям може використовуватися слово «Шановний», «Шановна» або «Шановні» відповідно, наприклад:

 

Шановна пані Ковальська!

 

Гриф затвердження документа

 

37. Документ затверджується розпорядчим документом Відділу або у випадках, визначених у додатку 2, посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належать питання, зазначені в такому документі. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом Відділу (наказ начальника Відділу).

Документ, який не є примірником або копією документа, створеного в електронній формі, може бути затверджений конкретною посадовою особою. У такому випадку гриф затвердження складається зі слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпису, власного імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник ВОМСКТ Миропільської сільської ради

підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

12 березня 2019 року

 

У разі коли документ затверджується наказом начальника Відділу,  гриф затвердження складається зі слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ ВОМСКТ Миропільської сільської ради

12 березня 2019 року № 298-ОД

 

Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку першої сторінки документа і оформлюється відповідно до вимог ДСТУ 4163-2020.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

 

Резолюція

 

38. Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень у письмовій формі, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи, що викладена у вигляді напису на документі.

Резолюція має такі обов’язкові складові: прізвище в давальному відмінку, власне ім’я виконавця (виконавців), зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців, або проти прізвища якої проставлена позначка «скл.» (слово «скликання»).

Створення неконкретних («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) за змістом резолюцій не допускається.

На документах зі строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першої сторінки документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

 

Короткий зміст документа

 

39. Заголовок до тексту (короткий зміст) документа повинен містити стислий виклад суті документа. Заголовок до тексту документа (короткий зміст), обсяг якого перевищує 150 знаків (п’ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок (короткий зміст) відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради, протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Супровідні листи, доповідні та службові записки дозволяється складати без заголовка.

 

Відмітка про контроль

 

40. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери «К» чи слова «Контроль» (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

 

Текст документа

 

41. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Текст, як правило, складається зі вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна – обґрунтування позиції Відділу, у заключній –  висновки, пропозиції, рішення, прохання.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, звіти тощо) поділяються на структурні одиниці – розділи, підрозділи, пункти, підпункти:

розділи – короткий, чітко сформульований заголовок, що має наскрізну порядкову нумерацію римськими або арабськими цифрами без/з крапкою;

підрозділи (глави) мають наскрізну в межах розділу порядкову нумерацію, яка позначається арабськими цифрами з крапками;

пункти мають наскрізну в межах розділу (підрозділу, глави) порядкову нумерацію, яка позначається арабськими цифрами з крапками, і починається з абзацу;

підпункти мають наскрізну в межах пункту порядкову нумерацію, яка позначається з абзацу арабськими цифрами з дужкою, далі текст – з маленької літери.

Абзац починається з відступу від лівого поля сторінки без будь-якої позначки (дефіс, крапка тощо). Кожна структурна одиниця не відокремлюється від попередньої пропуском рядка.

У нормативно-правових актах кожна структурна одиниця (крім абзацу) відокремлюється від попередньої пропуском рядка.

Визначення термінів у документі наводяться в алфавітному порядку і в називному відмінку

42. Форма анкети використовується в разі викладення в цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною – конкретні характеристики.

43. Таблична форма документа використовується в разі викладення в цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки — з малої літери. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, що розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку — слова «Продовження додатка».

 

Відмітки про наявність додатків

 

44. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань або документа в цілому.

45. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

У тексті основного документа робиться така відмітка про наявність додатків: «що додається», «згідно з додатком», «(додаток 1)», «відповідно до
додатка 2» або «(див. додаток 3)».

46. Додатки оформлюються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другій і наступній сторінках додатка, що є супровідними матеріалами довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці тощо) робиться така відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1».

На додатках до положень, правил, інструкцій тощо затверджених розпорядчими документами, у тому числі тих, що підлягають державній реєстрації, проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок документа та посилання на відповідну структурну одиницю.

У разі доповнення положень, правил, інструкцій тощо, затверджених розпорядчими документами, у тому числі тих, що підлягають державній реєстрації, новою структурною одиницею з посиланням на додаток або виключення з тексту структурної одиниці, яка містить посилання на додаток, нумерація додатків та відповідні посилання на них у тексті цього документа змінюються. Такі додатки не містять реквізиту «підпис». У кінці під текстом додатка проставляється риска, що свідчить про його закінчення.

Сторінки кожного додатка мають свою нумерацію.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2. Знак «№» перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, та інші додатки до наказів начальника Відділу є невід’ємною частиною наказу і підписуються керівником структурного підрозділу Відділу, який їх створив, на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додаток, повне найменування якого наводиться в його тексті, відмітка про наявність цього додатка оформлюється за такою формою:

 

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

 

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

 

Додатки:   

1. Довідка про виконання плану ремонтних робіт у закладах освіти за I квартал

2018 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2018 р. на 3 арк. в 1 прим.

 

         Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

 

Додаток: лист Укрдержархіву від 20 вересня 2018 р. № 595/04-12 і додаток до нього, усього на 20 арк. в 1 прим.

 

47. У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформлюється за такою формою:

 

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

 

Підпис

 

48. Посадові особи Відділу підписують документи в межах своїх повноважень, визначених наказом начальника Відділу про розподіл обов’язків між начальником, головними спеціалістами або іншими наказами начальника Відділу, а також на підставі виданих довіреностей.

49. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного — у разі, коли документ надрукований не на бланку, скороченого — у разі, коли документ надрукований на бланку), особистого підпису, власного імені і прізвища, наприклад:

 

Начальник ВОМСКТ Миропільської сільської ради	підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
або
Начальник	підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

50. У разі надсилання документа в паперовій формі одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі Відділу, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

51. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а в разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

 

Начальник ВОМСКТ Миропільської сільської ради	підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Головний спеціаліст ВОМСКТ Миропільської сільської ради	підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

52. У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

 

Начальник ВОМСКТ Миропільської сільської ради		Начальник відділу освіти, молоді та спорту Миколаївської сільської ради
підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ		підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
відбиток гербової печатки		відбиток гербової печатки

 

53. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, власне ім’я якої зазначено на проєкті документа, його підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, власне ім’я і прізвище особи, яка підписала документ, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за наказом до найменування посади додаються слова  «Тимчасово виконуючий обов’язки».

54. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на документах не допускається.

55. У разі створення Відділом документа в паперовій формі за наявності для цього обґрунтованих підстав для їх подальшого надсилання установам службою діловодства створюється в установленому порядку електронна копія паперового оригіналу відповідного документа, яка надсилається адресатам через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.

Візи та гриф погодження для документів,

що створюються в паперовій формі

 

56. Погодження документа в разі потреби може здійснюватися як у Відділі (внутрішнє), так і за його межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє).

57. Внутрішнє погодження документа оформлюється шляхом проставляння візи. Віза включає особистий підпис, власне ім’я і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

58. Віза проставляється на лицьовому або в разі, коли місця на лицьовому боці останнього аркуша недостатньо, на зворотному боці останнього аркуша проєкту документа. Візи проставляються на паперових примірниках документів, що створюються в разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення Відділом документів у паперовій формі, та залишаються в Відділі.

59. Зауваження і пропозиції до проєкту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проєкті робиться відповідна відмітка:

 

Зауваження і пропозиції додаються.

 

Головний спеціаліст-юрисконсульт    підпис    Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

 

Дата

 

60. Порядок візування визначається в Інструкції з діловодства в електронній формі.

61. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

62. Зовнішнє погодження проєктів документів, створених у паперовій формі, оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи та установи, з якою погоджується проєкт документа, особистий підпис посадової особи, скріплений гербовою печаткою, власне ім’я, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

 

ПОГОДЖЕНО

Заступник голови Сумської

обласної державної адміністрації

 

підпис      Власне ім’я  ПРІЗВИЩЕ

 

Дата

 

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання
Експертно-перевірної
комісії Державного архіву

Сумської області

 

Дата           №

 

63. Гриф погодження ставиться нижче підпису на останній сторінці проєкту документа і оформлюється відповідно до вимог ДСТУ 4163-2020.

Якщо документ має титульний аркуш, гриф погодження ставиться у лівому верхньому куті такого аркуша. У разі погодження документа кількома посадовими особами установ однакового рівня грифи розташовуються на одному рівні.

64. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка в документі на місці грифа погодження, наприклад:

 

Аркуш погодження додається.

 

65. Аркуш погодження оформлюється на лицьовому та в разі потреби зворотному боці одного аркуша за такою формою:

 

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва проєкту документа
Найменування посади дата	підпис	Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

 

66. Зовнішнє погодження в разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності: установи однакового рівня та інші установи; громадські організації; органи, які здійснюють державний контроль у певній сфері; установи вищого рівня.

Строк між датою зовнішнього погодження проєкту нормативно-правового акта, який підлягає державній реєстрації, і датою прийняття такого акта не повинен перевищувати 60 днів.

 

Відбиток печатки

 

67. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрачання коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначено в додатку 3 (перелік може коригуватися директором Відділу на підставі нормативно-правових актів).

68. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування Відділу (без зображення герба) у разі потреби ставиться на копіях документів та на розмножених примірниках розпорядчих документів.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП».

69. Наказом начальника Відділу визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Відмітка про засвідчення

паперових копій документів

 

70. Відділ може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли до Відділу через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі — система взаємодії), а також у випадках, передбачених цим пунктом.

Завірені в установленому порядку копії документів видаються на підставі письмового запиту до начальника Відділу.

У разі підготовки документів для надання органам судової влади під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з Відділом, а також під час формування особових справ працівників Відділ може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка «Копія» проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.

71. Напис про засвідчення паперової копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис».

Документи, викладені на двох і більше аркушах, повинні бути прошиті в спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності.

У випадках надсилання копій документів через систему електронної взаємодії, надсилання копій документів кільком адресатам (розсилка), інших випадках, передбачених цією Інструкцією, засвідчення паперових копій документа у паперовій формі здійснюють згідно з вимогами Інструкції з діловодства в електронній формі.

72. Напис про засвідчення паперової копії скріплюється печаткою служби діловодства (без зображення герба).

73.  Копії документів у паперовій формі, щодо яких здійснюється виїмка, засвідчує начальник ВОМСКТ.

 

Згідно з оригіналом
Начальник ВОМСКТ Миропільської сільської ради	підпис	Власне ім’я  ПРІЗВИЩЕ
Дата

 

74. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Відділу, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, відповідно до вимог цієї Інструкції.

75. Копія документа повинна відповідати оригіналу. 

Відмітки про створення, виконання документа

76. Власне ім’я та прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому кутку останньої сторінки паперового документа, наприклад:

Олена Петренко 62 23 29

 

77. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова «До справи», номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки в лівому кутку нижнього поля першої сторінки, наприклад:

 

До справи № 03-10                                  

 

або

 

Лист-відповідь від 20.05.2018 № 03-10/01/802

посада      підпис       Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

21.05.2018   або

 

Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.03.2019

посада    підпис   Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

05.03.2019

78. Відмітка про надходження паперового документа до Відділу проставляється за допомогою штампа, автоматичного нумератора чи штрих-коду на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є найменування Відділу, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби година і хвилини) надходження документа.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 145 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

 

Запис про державну реєстрацію

 

79. Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах (наказах начальника Відділу), включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів у Північно-Східному міжрегіональному управлінні Міністерства юстиції (м.Суми) в установленому законодавством порядку. До розпорядчих документів нормативно-правового характеру не включаються структурні одиниці, якими затверджуються, змінюються або визнаються такими, що втратили чинність, документи, які державній реєстрації не підлягають, крім розпорядчих документів про затвердження форм звітності та інструкцій щодо їх заповнення.

У разі подання нормативно-правового акта на державну реєстрацію в електронній формі запис про державну реєстрацію вноситься до реєстраційно-моніторингової картки, та може в разі потреби бути візуалізований засобами системи електронного діловодства під час візуалізації документа.

 

Складення деяких видів документів

 

Накази начальника Відділу

 

80. Накази начальника Відділу видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру.

За змістом управлінської дії накази видаються з основної діяльності Відділу, адміністративно-господарських або кадрових питань.

81. Проєкти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються суб’єктами, визначеними чинним Регламентом Відділу.

Проєкти наказів з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує головний спеціаліст Відділу на підставі рішень (вказівок) начальника Відділу організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру, доповідних записок керівників структурних підрозділів Відділу, протоколів конкурсу, заяв працівників та інших документів.

82. Проєкти наказів з кадрових питань (особового складу) візуються головним спеціалістом Відділу на зворотному боці останнього аркуша.

Проєкти наказів з основної діяльності в разі їх підготовки в паперовій формі візуються головним спеціалістом Відділу та/або начальником відділу Відділу, у якому його створено, а також особами, які визначені в проєкті як виконавці завдань, іншими посадовими особами, яких стосується документ, на зворотному боці останнього аркуша.

83. Якщо в процесі погодження до проєкту наказу вносяться зміни, він підлягає повторному погодженню (візуванню).

84. Накази підписуються начальником Відділу, а в разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує його обов’язки.

85. Накази, які є нормативно-правовими актами, набирають чинності з дня їх офіційного опублікування, якщо інше не встановлено такими наказами, але не раніше дня їх офіційного опублікування.

86. Накази начальника Відділу оформлюються на бланку наказу. Зміст документа коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про введення...», «Про створення...») або іменника («Про підсумки...», «Про заходи...»).     

87. Текст наказу з основної діяльності та наказу з адміністративно-господарських питань начальника Відділу складається з преамбули і розпорядчої частини.

88. У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання документа. Зазначена частина починається зі слів «Відповідно до», «На виконання», «З метою» тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині (преамбулі) зазначається посилання на відповідний документ.

Розпорядча частина наказу починається зі слова «НАКАЗУЮ», що друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок жирним шрифтом, після чого ставиться двокрапка.

89. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені організаційно-розпорядча дія (затвердження або введення в дію інструкції, положення тощо) або конкретне завдання (доручення) зі строком його виконання та структурні підрозділи – його виконавці, наприклад:

керівникам місцевих органів управління освітою.

90. Неконкретні («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) та неконтрольні («довести до відома», «ознайомити» тощо) доручення в наказах начальника Відділу не застосовуються.

91. Після набрання чинності наказом внесення змін до нього, визнання його таким, що втратив чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового наказу.

92. Наказ, яким вносяться зміни, оформлюється з урахуванням таких вимог:

1) заголовок наказу починається зі слів «Про внесення змін до наказу...» із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни;

2) розпорядча частина наказу починається з пункту:

«1. Внести до наказу …такі зміни:» у разі викладення змін у тексті наказу;

«1. Внести до наказу… зміни, що додаються.» у разі викладення змін у вигляді окремого документа;

3) формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:

«1. Пункт 2 викласти в такій редакції:...»;

«2. Пункт 3 виключити»;

«1) абзац другий пункту 4 доповнити словами...»;

«2) у підпункті 2 пункту 7 слова «у разі потреби» замінити словом «вимагається»;

у разі доповнення розпорядчого документа, у тому числі того, що підлягає державній реєстрації, новими структурними одиницями або виключення з нього структурних одиниць нумерація відповідно змінюється. Зазначена вимога застосовується також у разі внесення змін до структурної одиниці розпорядчого документа шляхом заміни її кількома структурними одиницями. Під час внесення змін до пункту (підпункту), який налічує декілька абзаців (речень), вказується місцезнаходження цих змін. Одноманітні зміни за текстом розпорядчого документа об’єднуються в одну структурну одиницю і розміщуються наприкінці тексту;

4) зміни вносяться до основного розпорядчого документа, у тому числі того, що підлягає державній реєстрації, а не до розпорядчого документа про внесення змін до нього;

5) зміни до розпорядчого документа, у тому числі того, що підлягає державній реєстрації, викладаються у розпорядчому документі; зміни у додаток до розпорядчого документа оформлюються під грифом затвердження як додаток до розпорядчого документа, за винятком змін до такого додатка, які мають незначний обсяг (як правило, до двох сторінок) і зазначаються у тексті самого розпорядчого документа;

6) у разі внесення змін до кількох розпорядчих документів, у тому числі тих, що підлягають державній реєстрації, текст змін наводиться в хронологічному порядку прийняття цих документів;

7) у разі внесення змін до положень, правил, інструкцій тощо, затверджених розпорядчими документами, у тому числі тих, що підлягають державній реєстрації, шляхом викладення в новій редакції у грифі затвердження робиться посилання на дату і реєстраційний індекс розпорядчого документа, яким було затверджено основний документ, та зазначаються дата і реєстраційний індекс розпорядчого документа, яким затверджується нова редакція;

8) у разі коли зміни вносяться до положень, правил, інструкцій тощо, затверджених розпорядчими документами, у тому числі тих, що підлягають державній реєстрації, та які викладено в новій редакції, текст структурної одиниці розпорядчого документа викладається з урахуванням того, що зміни вносяться до тексту його нової редакції з посиланням на розпорядчий документ, яким затверджено першу редакцію, із зазначенням його реєстраційних даних; в дужках зазначається розпорядчий документ, яким затверджено нову редакцію, посилання на його реєстраційні дані та попередні редакції не робляться.

93. У разі видання наказу про визнання таким, що втратив чинність, або скасування іншого наказу, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися зі слів «Визнати таким, що втратив чинність,...» або «Скасувати …» відповідно.

Не підлягають визнанню такими, що втратили чинність, структурні одиниці розпорядчого документа, положень, правил, інструкцій тощо, затверджених розпорядчими документами, у тому числі тих, що підлягають державній реєстрації, та додатків до них.

У зв’язку з прийняттям розпорядчого документа, у тому числі того, що підлягає державній реєстрації, визнаються такими, що втратили чинність, раніше прийняті розпорядчі документи, якщо вони не узгоджуються з нормами цього документа, виявилися такими, що поглинуті ним або втратили свою актуальність; перелік таких розпорядчих документів наводиться в окремому пункті (підпункті) розпорядчого документа або оформлюється додатком до нього. У переліках розпорядчих документів, які підлягають визнанню такими, що втратили чинність, вони розміщуються в хронологічному порядку їх прийняття. Разом з розпорядчим документом, який визнається таким, що втратив чинність, визнаються такими, що втратили чинність, розпорядчі документи, якими до нього внесено зміни.

Не визнаються такими, що втратили чинність, розпорядчі документи з обмеженим строком дії, строк дії яких минув. Визнання розпорядчого документа таким, що втратив чинність, не поновлює дію документів, які визнані ним такими, що втратили чинність. Дія окремих структурних одиниць розпорядчого документа, виключених розпорядчим документом, який має обмежений строк дії, відновлюється після закінчення строку його дії.

94. Контроль за виконанням завдань, зазначених у наказі начальника Відділу, покладається на головного спеціаліста Відділу.

95. Для ознайомлення з наказом розробник готує та подає на реєстрацію разом з підписаним розпорядчим документом перелік установ, структурних підрозділів, посадових (службових) осіб, яких треба ознайомити із цим документом.

96. Накази з кадрових питань (особового складу) оформлюються у вигляді індивідуальних і зведених наказів. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника, у зведених — про кількох незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо.

97. Зміст індивідуального наказу з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: «Про призначення...» , «Про прийняття...». У зведених наказах може застосовуватися узагальнений заголовок, наприклад: «Про кадрові питання», «Про особовий склад».

98. У тексті наказу з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина (преамбула) не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині (преамбулі) наводиться посилання на відповідний нормативно-правовий акт органу вищого рівня в такій послідовності: вид акта, установа – автор, дата, номер, повна назва.

99. Розпорядча частина наказу з кадрових питань (особового складу) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ» «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими – його власне ім’я та текст наказу.

У кожному пункті наказу з кадрових питань зазначається підстава для його видання.

Під час ознайомлення з наказом згаданими в ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються підписи із зазначенням дати ознайомлення.

У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

100. У зведених наказах з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується в такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

101. Спільний наказ установ одного рівня оформлюється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа – посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина наказу починається зі слова «НАКАЗУЄМО». Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

У разі коли спільний нормативно-правовий акт, у тому числі який підлягає державній реєстрації, приймається суб’єктами нормотворення, які видають різні види розпорядчих документів, кількість розпорядчих документів має відповідати кількості суб’єктів нормотворення, при цьому такі розпорядчі документи повинні мати одну дату, однаковий заголовок та однакову структурну одиницю щодо затвердження спільного нормативно-правового акта, внесення до нього змін чи визнання такого акта таким, що втратив чинність, а також однаковий зміст нормативно-правового акта, який цим розпорядчим документом затверджено.

102. Механізм подання нормативно-правових актів Відділу, які відповідно до законодавства підлягають державній реєстрації в Північно-Східному міжрегіональному управлінні Міністерства юстиції (м.Суми), встановлюється Положенням про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств, інших органів виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 1992 р. № 731 (ЗП України, 1993 р., № 1—2, ст. 28; Офіційний вісник України, 1998 р., № 42, ст. 1551; 2008 р., № 25, ст. 770), та порядком подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію, визначеним Мін’юстом.

103. Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року; накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

Накази з кадрових питань (особового складу) позначаються літерами «К», із заохочення – «К/З», про надання щорічних оплачуваних відпусток – «Від», відпусток у зв’язку з навчанням – «Від/Н», короткострокові відрядження в межах України та за кордон – «В», з адміністративно-господарських питань – «АГП», основної діяльності – «ОД»

104. Копії наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань засвідчуються службою діловодства, копії наказів з кадрових питань особового складу) – службою з управління персоналом, і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам в електронній формі. У разі необхідності надсилання копії наказу установі, яка не є учасником системи взаємодії, їй надсилається копія в паперовій формі. У такому випадку складається список розсилки (лише щодо тих установ, яким надсилається в паперовій формі), що підписується працівником, який його склав.

 

Протоколи

 

105. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, колегіями, дорадчими органами, робочими групами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проєктів рішень тощо.

106. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без ходу обговорення питань.

107. Протокол оформлюється на офіційному бланку колегіального органу або на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з повздовжнім розташуванням реквізитів.

108. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, через тире зазначаються перший і останній дні засідання.

109. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо.

110. У реквізиті «місце засідання» зазначається назва населеного пункту, у якому відбулося засідання.

111. Короткий зміст до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, дорадчий орган, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

112. Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.

113. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власні імена голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та власні імена присутніх постійних членів колегіального органу, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та в разі потреби найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний – перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені в порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про».

114. Основна частина протоколу складається з розділів, що повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

115. Після слова «СЛУХАЛИ» зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та власне ім’я кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

116. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу».

117. Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням найменування посад, прізвища та власних імен промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

118. Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фіксується прийняте рішення з розглянутого питання порядку денного. Рішення повинно бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

119. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких зафіксовано в тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит «Відмітка про наявність додатків» наприкінці тексту протоколу не зазначається.

120. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

121. Паперові копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою Відділу  і надсилаються в разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

 

Службові листи

 

122. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як відповіді на виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, дорученнях вищих посадових осіб, на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, на виконання доручень установ вищого рівня, на запити інших установ, звернення громадян, запити на інформацію, а також як ініціативні та супровідні листи.

123. У разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення Відділом документів у паперовій формі, службовий лист оформлюється в паперовій формі на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, може використовуватися бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

124. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на документ, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст (основний реквізит службового листа) та особисте звертання (у разі потреби), відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

125. Датою листа є дата реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

126. Як правило, у листі порушується одне питання.

127. Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: «просимо повідомити...» «роз’яснюємо, що...», або від третьої особи однини – «Відділ інформує...», «Відділ вважає за доцільне».

128. Службові листи підписуються відповідно до вимог цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

129. Службовий лист у паперовій формі візує автор документа, керівник структурного підрозділу Відділу, у якому його створено, у разі                  потреби  – керівники заінтересованих структурних підрозділів Відділу, а також заступники начальника Відділу – начальники управлінь відповідно до розподілу обов’язків.

 

 

III. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

ТА ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ

 

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

 

144. Документи, створені в паперовій формі, проходять і опрацьовуються в Відділі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу з документами, створеними в електронній формі, визначених Інструкцією з діловодства в електронній формі. У разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, застосовуються засади організації документообігу, визначені цією Інструкцією.

145. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів у Відділі найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій проходження документів (зокрема, під час погодження);

уникнення дублетних операцій під час роботи з документами;

централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);

усунення ручних рутинних операцій, які можна автоматизувати.

 

Приймання та первинне опрацювання документів,
що надходять до Відділу

 

146. Доставка документів до Відділу здійснюється через систему взаємодії, а також може здійснюватися з використанням засобів поштового зв’язку, кур’єрською та фельд’єгерською службою.

Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція в разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення Відділом документів у паперовій формі, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

147. Усі документи, що надходять до Відділу, приймаються провідним спеціалістом Відділу.

Порядок розкриття конвертів визначається цією Інструкцією.

У службі діловодства розкриваються всі конверти, крім тих, що мають напис «особисто». У такому випадку реєстраційний індекс та дата реєстрації наносяться на конверт.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під підпис у журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

148. У разі надходження кореспонденції з відміткою «Терміново» фіксується не лише дата, а й години та хвилини доставки.

149. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і повертається відправникові із зазначенням причин повернення або йому повідомляється про повернення документа телефоном.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка в поштовому реєстрі.

У разі відсутності, нецілісності вкладень унаслідок пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається кореспонденту, а інший зберігається у службі діловодства.

150. Документ повертається відправникові без розгляду в разі його надходження не за адресою, надходження паперового примірника документа, який вже надійшов у електронній формі через систему взаємодії, або надходження документа в паперовій формі без наявних на те підстав, які визнаються обґрунтованими для створення Відділом документів у паперовій формі.

151. У разі одержання факсимільного повідомлення документ може не реєструватися.

 

Попередній розгляд документів

 

152. Усі вхідні документи підлягають попередньому розгляду в службі діловодства.

153. Під час попереднього розгляду визначається:

чи має документ бути допущений до реєстрації;

чи належить до документів термінового розгляду (опрацювання).

154. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації спеціалістом Віідділу, а також таких, що передаються для спеціального обліку структурним підрозділам, що визначено в додатку 4.

 

 

Реєстрація документів

 

155. Реєстрація документів усіх категорій полягає у створенні запису облікових даних про документ та оформлення реєстраційно-моніторингової картки в електронній формі в системі електронного діловодства із зазначенням обов’язкових реквізитів, за допомогою яких фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим внесенням до реєстраційно-моніторингової картки необхідних відомостей.

У разі потреби перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно-моніторингової картки може бути доповнений.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, моніторингу стану виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

156. Реєстрація документів проводиться провідним спеціалістом Відділу, крім окремих груп спеціалізованих документів, що реєструються відповідно:

1) наказів з кадрових питань, відпусток, відряджень – головним спеціалістом Віддділу;

2) договорів –централізованою бухгалтерією Відділу;

3) довідок про заробітну плату, актів ревізій фінансово-господарської діяльності, іншої бухгалтерської документації – централізованою бухгалтерією Відділу;

4) звернень громадян – відповідальним за роботу зі зверненнями громадян;

5) запитів на інформацію – відповідальною особою, на яку покладено функції роботи із запитами на інформацію.

6) заявок на матеріально-технічне постачання –централізованою бухгалтерією Відділу.

157. Документи реєструються лише один раз: вхідні — у день надходження, створювані — у день підписання або затвердження.

158. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшла до установи;

накази з основних питань діяльності установи;

накази з адміністративно-господарських питань;

накази з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

протоколи окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії,  дорадчого органу, робочої групи, наради тощо;

службова кореспонденція.

159. Реєстрація документа здійснюється з використанням системи електронного діловодства Відділу.

Журнальна (паперова) або карткова форма реєстрації допускається лише в умовах та протягом строку дії військового чи надзвичайного стану.

160. У разі застосування системи електронного діловодства Відділу формується єдина централізована база реєстраційних даних Відділу, що забезпечує працівників інформацією про всі документи Відділу та їх місцезнаходження.

 

 

Організація передачі

документів та їх виконання

 

161. Для забезпечення своєчасного виконання документів служба діловодства розробляє графіки передачі кореспонденції начальнику Відділу і структурним підрозділам.

162. Зареєстровані документи передаються на розгляд начальникові Відділу, а в разі його відсутності – виконуючому обов’язки начальника в день їх надходження або наступного робочого дня в разі їх надходження після 17 години. Акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, доручення вищих посадових осіб, запити і звернення народних депутатів, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, передаються на розгляд невідкладно.

163. Документи, розглянуті керівництвом Відділу, повертаються з відповідною резолюцією службі діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання.

164. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, передається виконавцям одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.

165. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано паперовий оригінал документа та його копії.

166. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через службу діловодства, яка робить відповідну відмітку в реєстраційно-моніторинговій картці. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про цеголовного спеціаліста Відділу.

167. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі.

168. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені в розпорядчому документі, резолюції начальника Відділу, та працівники, яким безпосередньо доручено його виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проєкту документа. Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

169. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проєкту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання (затвердження) начальникові Відділу.

170. Перед поданням проєкту документа на підпис начальникові Відділу автор документа зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

171. Документ подається на підпис разом з документами, на виконання чи на підставі яких його складено.

172. Якщо документ надсилається до кількох установ, які не є користувачами системи взаємодії, після його реєстрації автор документа організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

173. Автор документа в разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові згідно з діючим розподілом усі невиконані документи та поінформувати службу контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі.

 

Організація моніторингу виконання документів

 

174. Основні засади проведення моніторингу виконання документів визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.

175. Строк виконання документа може встановлюватися в нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції начальника Відділу.

176. Строки можуть бути типовими або індивідуальними. Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться в додатку 5.

177. Документи, у яких строк виконання не зазначено, які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 днів з моменту реєстрації документа в Відділі.

178. Якщо завдання потребує термінового виконання, у тексті завдання обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

179. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання завдання.

180. У разі потреби індивідуальний строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається без погодження з іншими структурними підрозділами безпосередньо посадовій особі, яка встановила строк. Відповідне прохання подається не пізніше ніж за три робочі дні до закінчення встановленого строку.

181. Безпосередній моніторинг виконання документа проводиться на підставі резолюції начальника Відділу.

182. Реєстраційно-моніторингові картки документів, щодо виконання яких проводиться моніторинг, для зручності можуть групуватися за строками (наближенням строків) виконання документів, за виконавцями, за кореспондентами або групами (накази з основної діяльності, накази з адміністративно-господарських питань, доручення вищих органів влади, доручення голови облдержадміністрації тощо).

183. На один документ може бути заведена лише одна реєстраційно-моніторингова картка незалежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

184. Дані про хід виконання документа можуть вноситися до реєстраційно-моніторингової картки на підставі їх запиту телефоном або під час перевірки роботи структурного підрозділу — виконавця.

185. За запитом структурного підрозділу служба контролю надає інформацію про документи, виконавцем яких є відповідний підрозділ, щодо яких проводиться моніторинг.

186. Інформація про стан виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається начальникові Відділу (додаток 6).

 

Інформаційно-довідкова робота з документами

 

187. Засади проведення інформаційно-довідкової роботи з документами визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.

 

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

 

188. Вихідні документи в паперовій формі, створені в Відділі в разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською, фельд’єгерською службою.

189. Опрацювання документів для відправлення засобами поштового зв’язку здійснюється службою діловодства Відділу відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.

190. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів — виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

191. Не допускається:

надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства;

дублетне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа в паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній формі через систему взаємодії.

192. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов’язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів (печаток) на документі та додатках до нього;

наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;

відповідність кількості примірників кількості адресатів;

наявність віз на паперовому примірнику вихідного документа (у разі необхідності його створення), що залишається у справах Відділу.

193. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп «Підлягає поверненню».

194. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться в конверті.

195. Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.

196. Документи, що доставляються фельд’єгерською службою, передаються адресатам під підпис у відповідній книзі.

197. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюються за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або головного спеціаліста Відділу. У такому випадку в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.

198. Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення головному спеціалісту Відділу
до 14 години.

 

IV. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ

ДОКУМЕНТІВ У ДІЛОВОДСТВІ

 

Складення номенклатури справ

 

199. Основні засади складення номенклатури справ, формування справ та зберігання документів у Відділі визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.

Цією Інструкцією визначаються окремі особливості систематизації та зберігання документів у паперовій формі, які застосовуються в разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення Відділом документів у паперовій формі.

200. Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання відповідних справ
(додатки 7 і 8).

201. Зведена номенклатура справ Відділу складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з експертно-перевірною комісією Державного архіву Сумської області. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у головного спеціаліста, другий — використовується Відділом  як робочий, третій — передається до відповідального за архів Відділу для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий — надсилається до Державного архіву Сумської області.

202. Структурні підрозділи Відділу отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання в роботі.

203. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу Відділу (за штатним розписом) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 — індекс самостійного відділу, 12 — порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 — індекс відділу у складі Відділу, 07 — порядковий номер справи.

У разі наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів).

Заголовок справи повинен чітко в стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ ураховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна.

Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються в такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «справа», наприклад: «Особова справа», «Персональна справа».

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у закладах вищої освіти».

Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа Відділу.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Протоколи нарад при начальникові ВОМСКТ Миропільської сільської ради».

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: «Листування із Міністерством освіти і науки України про надання роз’яснень щодо чинного законодавства».

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перераховуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: «Листування з закладами культури щодо соціального захисту дітей».

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації педагогічних працівників».

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), у якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів Відділу на 2023 рік.

2. Звіт про використання бюджетних коштів Відділу за 2022 рік.

Якщо справа складається з кількох томів, формулюється загальний заголовок справи із зазначенням номера тому.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок та строки зберігання. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі — щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів зі строками зберігання.

У графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана); про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до відповідального за архів Відділу чи інших установ для їх продовження тощо.

 

Формування справ

 

204. Формування справ — це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

205. Під час формування справ не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню. Документи постійного і тимчасового зберігання групуються у справи окремо. За обсягом справа в паперовій формі не повинна перевищувати 250 сторінок (30—40 міліметрів завтовшки).

206. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

207. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

208. Накази з питань основної діяльності Відділу, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються в різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

209. Документи нарад при начальникові Відділу групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проєкти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, список запрошених тощо).

210. Протоколи нарад Відділу групуються у справи у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.

211. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності Відділу або за авторами ініціативних документів. У справі документи систематизуються за датами доручень.

212. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проєктів цих документів.

213. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

214. Особові справи державних службовців формуються в порядку, визначеному НАДС.

215. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників Відділу систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості щодо виплати грошей (відомості щодо нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за календарний рік.

216. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у Відділі здійснюються відповідальним за архів Відділу.

 

Зберігання документів

 

217. Документи із часу створення (надходження) і до передачі до відповідального за архів Відділу зберігаються за місцем їх створення. Нормативно-правові акти зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо — за місцем створення.

218. Зберігання документів і справ у Відділі забезпечує провідний спеціаліст Відділу.

219. Справи зберігаються у спеціальній кімнаті у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

220. Матеріали нарад Відділу зберігаються в його секретаря. Секретар нарад відповідає за їх зберігання.

221. Видача справ, складених з документів у паперовій формі, у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів Відділу здійснюється з дозволу провідного спеціаліста, іншим установам — з письмового дозволу начальника Відділу. На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

222. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

223. Вилучення документів зі справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу начальника Відділу з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним  чином копій та протоколу вилучення (виїмки).

 

V. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ СПРАВ

ДО ПЕРЕДАЧІ ДЛЯ АРХІВНОГО ЗБЕРІГАННЯ

 

Експертиза цінності документів

 

224. Основні засади проведення експертизи цінності, складення описів справ, оформлення справ та передачі справ до відповідального за архів Відділу визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.

Цією Інструкцією визначаються окремі особливості підготовки справ, сформованих у паперовій формі, до передачі для архівного зберігання, що застосовуються за наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі.

225. Проведення експертизи цінності документів полягає в їх всебічному вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до зазначеного Фонду.

226. Для організації та проведення експертизи цінності документів у Відділі утворюється постійно діюча експертна комісія.

227. Експертиза цінності документів проводиться щороку працівником, відповідальним за архів Відділу, разом з експертною комісією.

228. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

229. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів зі строками зберігання, номенклатури справ установи шляхом перегляду кожного аркуша справи. Доручення органів влади вищого рівня, що надійшли до установи у вигляді паперової копії, не можуть бути відібрані як документи постійного чи тривалого (понад 10 років) зберігання.

230. За результатами експертизи цінності документів у Відділі складається акт про вилучення для знищення документів у паперовій формі (додаток 9).

231. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією Відділу одночасно. Після затвердження акта Відділ має право знищити визначені ним документи.

232. Акт про вилучення для знищення документів складається щодо документів, не внесених до Національного архівного фонду, на справи Відділу. Найменування структурного підрозділу зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

 

Складення описів справ, що складені в паперовій формі

 

233. Опис справ — архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

234. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково.

235. Описи справ структурного підрозділу Відділу складаються щороку за встановленою формою (додаток 10) відповідальною посадовою особою за методичної допомоги працівника, відповідального за архів Відділу.

236. Номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з індексу структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, у якому розпочато справи, включені до опису. Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу з інд. 5, що розпочаті у 2015 році, матимуть номери: 5 П — 2015; 5 Т — 2015; 5 ОС — 2015.

237. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів, кожний том вноситься до опису під окремим номером);

графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці справи;

у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожній новій сторінці опису заголовок відтворюється повністю);

графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

238. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

239. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

240. У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається «Документи із цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____».

241. Опис справ, складених у паперовій формі, складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до відповідального за архів Відділу, а інший залишається як контрольний примірник у провідного спеціаліста Відділу.

242. На основі описів справ структурних підрозділів відповідальний за архів Відділу готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

243. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, тривалого (понад 10 років) зберігання — у двох примірниках, з кадрових питань (особового складу) — у трьох примірниках. Один примірник затвердженого опису подається державному архіву.

244. Описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) необхідно здійснювати не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до Державного архіву Сумської області в установлені законодавством строки.

 

Оформлення справ, складених у паперовій формі

 

245. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію сторінок у справі, складення в разі потреби внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість сторінок і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки справи.

246. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

247. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться в разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

248. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис «є документи за __ роки».

249. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

250. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з відповідальним за архів Відділу — номер опису і фонду.

251. У разі зміни найменування Відділу (його структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

252. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи не допускається.

 

Передача справ, складених у паперовій формі,

до архіву Відділу

 

253. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву Відділу в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

254. За письмовим зверненням структурного підрозділу архів Відділу оформляє видачу справ, складених у паперовій формі, на строк до трьох місяців.

255. Приймання-передача кожної справи здійснюється відповідальним за архів Відділу в присутності працівника, який передає упорядковані та оформлені справи.

256. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву Відділу за описами.

У кінці кожного примірника опису особа, відповідальна за ведення архіву Відділу, розписується у прийнятті справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, усі інші залишаються в архіві Відділу.

Справи, що передаються до архіву Відділу, повинні бути зв’язані належним чином.

Відділ зобов’язаний забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві Відділу для постійного зберігання до Державного архіву Сумської області.

 

 

В.о. начальника ВОМСКТ

Миропільської сільської ради                                          Юрій ТЕРЕЩЕНКО

 

СХВАЛЕНО                            Протокол засідання ЕК        ВОМСКТ Миропільської сільської ради   ___ _________________№ __

СХВАЛЕНО                            Протокол засідання        ЕК      архівного відділу Сумської                               районної державної адміністрації ___ _____________№ __

 

 

 

 

 

Додаток 1
до  Інструкції

(пункт 8)

 

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА
оформлення документів 

1. Для оформлення текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12—14 друкарських пунктів або 8—12 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Власне ім’я, прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

2. При оформленні застосовується шрифт:

напівжирний шрифт великими літерами — для назви виду документа. . У назвах додатків нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, великими літерами на окремому рядку друкується тільки перше слово;

напівжирний (прямий) — для заголовків, підзаголовків, назв розділів, підрозділів тощо та короткого змісту документа.

3. При оформленні текстів міжрядковий інтервал повинен становити:

1 — для складових тексту документа, реквізиту «Додаток» та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;

1,5 — для складових частин реквізитів «Адресат», «Гриф погодження»та «Гриф затвердження» (грифи погодження і затвердження напівжирним шрифтом не виділяються, текст вирівнюється по лівому полю. Риска на місці, де має бути підпис, не друкується);

1,5-3 — для відокремлення реквізитів документа один від одного, а також риски вкінці додатка до додатка.

4. Власне ім’я та прізвище в реквізиті «Підпис» розміщується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) — 73 міліметри (28 друкованих знаків).

6. Якщо короткий зміст до тексту перевищує 150 знаків (п’ять рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

7. При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить:

125 міліметрів — для власного імені та прізвища реквізиту «Підпис» (якщо документ має альбомну орієнтацію – 155 міліметрів);

Продовження додатка 1

104 міліметри — для реквізиту «Гриф затвердження», слово «Додаток» (якщо документ має альбомну орієнтацію – 185 міліметрів);

92 міліметри — для реквізиту «Адресат»;

12,5 міліметрів — для абзаців у тексті;

0 міліметрів:

для слів: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ»;

для реквізитів: «Дата документа», «Короткий зміст документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», слово «Додаток», реквізити «Додаток» та слово «Підстава» запису про посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа, найменування посади у реквізиті «Підпис», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом» та для першого реквізиту «Гриф затвердження», якщо їх у документі два.

8. Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

9. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію. Номер сторінки має бути надрукований гарнітурою Times New Roman та шрифтом того ж розміру, що й текст самого документа (12 – 14 друкарських пунктів).

10. Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

11. QR-код розміром 21 на 21 мм розміщується в нижньому лівому куті першої сторінки документа.

12. Риска в кінці додатка до положень, правил, інструкцій тощо розташовується по центру і друкується за допомогою 15 знаків нижнього підкреслювання гарнітурою Times New Roman та шрифтом розміром 14 друкарських пунктів.

 

Додаток 2
до  Інструкції

(пункт 21)

 

Миропільська сільська  рада

ВІДДІЛ ОСВІТИ, МОЛОДІ І СПОРТУ, КУЛЬТУРИ ТА ТУРИЗМУ МИРОПІЛЬСЬКОЇ  СІЛЬСЬКОЇ  РАДИ

 (ВОМСКТ Миропільської сільської ради)                                     

  вул. Сумська,23,  с. Миропілля, Сумський р-н, Сумська обл., 42410,

Е-mail: osvita_miropilska_otg@ukr.net 

Код ЄДРПОУ 41092136

 

________№ _________

На  № __________ від ___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 3
до  Інструкції

(пункт 21)

 

 

 

Миропільська сільська рада

ВІДДІЛ ОСВІТИ, МОЛОДІ І СПОРТУ, КУЛЬТУРИ ТА ТУРИЗМУ

МИРОПІЛЬСЬКОЇ  СІЛЬСЬКОЇ  РАДИ

 (ВОМСКТ Миропільської сільської ради)                                     

 

НАКАЗ

 

_________                                      с. Миропілля                                    № _____

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 4
до  Інструкції

                  (пункт 37)

 

ПЕРЕЛІК
 документів, що дозволяється затверджувати проставлянням грифа
затвердження за умови їх підготовки в паперовій формі

 

1. Акти (списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання (на проєктування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проєктно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси Відділу.

5. Номенклатура справ.

6. Описи справ.

7. Посадові інструкції.

8. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).

9. Розцінки та тарифи на виконання робіт і послуг.

10. Статути (положення) Відділу.

11. Структура Відділу.

12. Форми уніфікованих документів.

13. Штатні розписи.

 

Додаток 5
до  Інструкції

(пункт 67)

 

ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються

гербовою печаткою в разі їх створення в паперовій формі або засвідчуються електронною печаткою
у разі їх створення в електронній формі

 

1. Акти (виконаних робіт і наданих послуг, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

2. Аркуші погодження проєктів нормативно-правових актів.

3. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

4. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

5. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

6. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

7. Завдання (на проєктування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

8. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

9. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

10. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

11. Кошториси та плани асигнувань Відділу.

12. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

13. Номенклатура справ.

14. Описи справ.

15. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).

16. Протоколи (погодження планів поставок).

17. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

18. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

19. Статути установ.

20. Титульні списки.

21. Трудові книжки.

22. Штатні розписи.

23. Інші фінансові документи згідно із чинним законодавством.

24. Аркуші погодження нормативно-правових актів.

Додаток 6
до  Інструкції

(пункт 154)

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства*

 

1. Зведення та інформація, надіслані до відома.

2. Навчальні плани, програми (копії).

3. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

4. Прейскуранти (копії).

5. Норми витрати матеріалів.

6. Вітальні листи і запрошення.

7. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

8. Наукові звіти за темами.

9. Місячні, квартальні, піврічні, річні звіти.

10. Форми статистичної звітності.

11. Договори.

 

* Зазначені документи підлягають спеціальному обліку відповідно до тематики у структурних підрозділах Відділу.

Додаток 7
до Інструкції

(пункт 176)

 

СТРОКИ
виконання основних документів

 

1. Акт Президента України — 30 днів з дати набрання ним чинності, якщо цим актом не передбачено строк виконання визначеного ним завдання.

2. Запит народного депутата України – згідно з вимогами Закону України «Про статус народного депутата України». Запит депутата місцевої ради - в установлений зазначеною радою строк.

Якщо запит народного депутата України (депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення  суб’єктам внесення запиту із зазначенням причин продовження строку розгляду.

Депутатський запит групи народних депутатів чи Комітету Верховної Ради України розглядається в порядку, встановленому для розгляду запиту народного депутата України.

3. Звернення народного депутата України (депутата сільської ради) - протягом не більш як 10 днів з дня надходження.

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата сільської ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

Звернення комітету Верховної Ради України розглядається в порядку, встановленому для розгляду звернення народного депутата України.

4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проєктів нормативно-правових актів — протягом 10 днів з дня прийняття відповідного рішення, якщо цим рішенням не встановлено інший строк.

5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати — протягом 15 днів з дня їх реєстрації в установі, якщо в них не встановлено інший строк.

6. Погодження проєктів актів заінтересованими органами — у строк, установлений їх головними розробниками відповідно до вимог Регламенту Кабінету Міністрів України.

7. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень, та надання відповіді на запит на інформацію — протягом строку, визначеного статтею 20 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

8. Внутрішнє погодження проєктів документів — у строк, установлений їх розробниками відповідно до вимог Регламенту Відділу, якщо така вимога не встановлена – не більше двох робочих днів.

Додаток 8
до Інструкції

(пункт 186)

 

 

ІНФОРМАЦІЯ про стан виконання документів за ____(звітний період)_____
Вид документа	На контролі на початок звітного періоду	Надійшло протягом звітного періоду	Перебувало на контролі протягом звітного періоду	___(звітний період)____					Виконані повністю	Залишилось на контролі
				Контролювалося протягом звітного періоду
				Усього	Виконані в установлений термін	Продовжено термін виконання	Виконано з порушенням терміну	Не виконані вчасно
Документи ОВВР
Документи ЦОВВ
Звернення і запити депутатів
Документи голови ОДА
Разом (усього документів)

 

 

Посада                                                                                                                       Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

 

Дата

Додаток 9
до  Інструкції

(пункт 200)

 

 

ВОМСКТ Миропільської сільської ради	ЗАТВЕРДЖУЮ
	Начальник ВОМСКТ Миропільської сільської ради
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ	________________________________  (підпис)                                 (Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ)
__________ № ___________	___  ____________ 20___ року
на__________ рік	М. П.

           

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка
1	2	3	4	5

 

__________________________________________________________________________

(назва розділу*)

 

Керівник служби діловодства	______________ (підпис)	__________________ (Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ)
___  ____________ 20___ року

 

Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів) Відділу _________    ____________________      (підпис)                 (Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ)

 

 

СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК Відділу _______ № ________

ПОГОДЖЕНО Протокол засідання ЕПК Державного архіву Сумської області ________ № ________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                      Продовження додатка 9

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ________ році в Відділі:

 

За строками зберігання	Разом	У тому числі
		таких, що переходять	з відміткою «ЕПК»
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Усього

 

 

Керівник служби діловодства                 ______________                __________________

                                                                                   (підпис)                (Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ)

 

_____    ________________20____ року

 

 

Підсумкові відомості передано в архів Відділу.

 

Посада особи, відповідальної

за передачу відомостей                             _______________             __________________

                                                                       (підпис)                     (Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ)

 

_____    ________________20____ року

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 10
до  Інструкції

(пункт 200)

 

ВОМСКТ Миропільської сільської ради

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____________№____________

 

на__________рік

 

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка
1	2	3	4	5

_________________________________________________________________
(назва розділу)

 

Посада керівника структурного підрозділу	______________ (підпис)	_________________________ (Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ)
___  ____________ 20___ року

 

Посада особи, відповідальної за архів установи ____________   _____________________        (підпис)           (Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ)

 

 

 

 

Продовження додатка 10

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році у структурному підрозділі:

 

За строками зберігання	Разом	У тому числі
		таких, що переходять	з відміткою «ЕПК»
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Усього

 

Посада особи, відповідальної за діловодство в структурному підрозділі	______ (підпис)	___________________ (Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ)
___  _____________ 20___ року

 

Підсумкові відомості передано до служби діловодства Відділу

Посада особи, відповідальної за передачу відомостей	_______ (підпис)	___________________  (Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ)
___  _____________ 20___ року

 

 

 

Додаток 11
до  Інструкції

(пункт 230)

 

ВОМСКТ Миропільської сільської ради					ЗАТВЕРДЖУЮ Начальник ВОМСКТ Миропільської сільської ради ______        ______________     (підпис)              (Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ)   ___  ____________ 20___ року      М. П.
АКТ _______________№_____________ ______________________________                  (місце складання) про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду
На підставі___________________________________________________________________________ (назви і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх _______________________________________________________________________________________             зберігання або типової (примірної) номенклатури справ) вилучені для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № ______________________________________                        (назва фонду)
№ з/п	Заголовок справи або груповий заголовок справ	Дата справи або крайні дати справ	Номери описів (номенк­латур) за рік (роки)	Індекс справи (тому, частини) за номен-клатурою або номер справи за описом		Кіль-кість справ (томів, частин)	Строк збері-гання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітки
1	2	3	4	5		6	7	8

 

Разом ____________________________________________ справ за ___________ роки.                              (цифрами і словами)

 

Посада особи, яка проводила експертизу цінності документів

____________ (підпис)

____________________________________           (Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ)

____  __________ 20 ____ року

 

2     СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК установи

Продовження додатка 11 ПОГОДЖЕНО Протокол засідання ЕПК Державного архіву Сумської області   ___________ № _____

 

 

Описи справ постійного зберігання за _________ роки схвалено, а з кадрових питань (особового складу) погоджено з ЕПК (ЕК) ____________________________________

__________________________________________________________________________

(найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради)

 

(протокол  __________ № __________).

 

Документи в кількості ____________________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

вагою ______________________ кг   здано в ___________________________________

                  (найменування установи)

______________________________________ на переробку за приймально-здавальною

 

накладною від __________________ № ____________ або знищено шляхом спалення.

 

Посада особи, яка здала (знищила) документи

_________ (підпис)

_____________________________________             (Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ)

 

____  __________ 20 ____ року